La saisie de vos règlements

Pour vous faire gagner du temps et assurer un suivi financier rigoureux, nous prenons en charge la saisie de vos règlements clients.
Nous enregistrons les paiements selon votre organisation et vos outils, afin de garantir une comptabilité claire et à jour.

L'accès à votre logiciel commercial

Gagnez encore plus de temps : nous pouvons saisir vos règlements directement sur votre logiciel. Vous n’aurez qu’à nous transmettre les informations (ex : relevé de compte, ...)

 

Saisie des règlements

La saisie des règlements consiste à enregistrer, dans le système de gestion ou comptable, l’ensemble des paiements reçus afin d’assurer une vision à jour de la trésorerie et du suivi des comptes clients.

À réception d’un règlement (virement, chèque, espèces, carte bancaire ou autre modalité convenue), les informations suivantes sont vérifiées et enregistrées :

  • Montant payé

  • Référence de la facture correspondante

  • Nom du client / tiers payeur

  • Date de réception du paiement

  • Moyen de paiement utilisé

Chaque règlement est rapproché avec la ou les factures concernées pour garantir :

  • Une affectation correcte des paiements

  • La mise à jour du solde client

  • Une limitation des erreurs ou doublons

En cas de règlement partiel, un reste dû est calculé et signalé afin de pouvoir déclencher, si nécessaire, une relance adaptée.

Un suivi régulier permet ainsi :

  • D’avoir une trésorerie fiable et actualisée

  • De faciliter la préparation comptable

  • De réduire les retards de paiement

  • De maintenir une relation client claire et transparente

Envoi des factures acquittées et réémission avec solde actualisé

Lorsque le règlement d’une facture est effectué, une facture acquittée  est émise et transmise au client. Celle-ci atteste que le paiement a bien été reçu et que l’échéance due est entièrement réglée.

La facture acquittée comprend :

  • La mention « Payée » ou « Acquittée »

  • Le solde restant dû mis à jour (zéro en cas de paiement complet)

Si le règlement est partiel, une facture avec le solde restant dû mis à jour est émis, précisant :

  • Le montant initial

  • Le montant payé

  • Le solde restant à régler

Ce processus permet de :

  • Garantir une traçabilité claire des paiements

  • Maintenir une communication transparente avec le client

  • Faciliter la gestion de trésorerie pour les deux parties

  • Éviter les litiges ou confusions liées aux paiements en plusieurs fois

Les documents sont transmis par voie électronique (PDF) et archivés afin d’assurer une conservation conforme et sécurisée.

Si besoin nous utiliserons une de vos boîtes mails, nous pouvons également créer une adresse gmail afin d'envoyer vos devis tout au long de notre partenariat, lors de l'arrêt de notre contrat les identifiants vous seront remis avec la mise en place du transfert automatique sur votre adresse principale.

 

Nous travaillons actuellement sur 365 et google drive.